Draaiboek wedstrijd Tijdwaarneming

Deze pagina geeft een draaiboek template met taken en rollen in de diverse fasen van wedstrijd en wedstrijdvoorbereiding.

Gebruikte afkortingen voor rollen:

Maand voor de wedstrijd
Wedstrijdvoorbereiding / Apparatuur inspectie

nr

Stap/ aktiviteit

WB

TB

SB

ST

FI

TT

HW

 

 

1

Apparatuur en bekabeling controleren op compleetheid. Waar is alles opgeborgen?

 

 

 

 

 

X

X

 

 

2

Zonodig, vervanging van apparatuur, vervanging / upgrade van software.

 

 

 

 

 

X

X

 

 

3

Zonodig, spullen bijkopen: printer inkt, printer papier, batterijen, kabeltjes

 

 

 

 

 

X

X

 

 

4

Zonodig, handleidingen en checklisten aanpassen. Apparatuur en bekabeling belabelen.

 

 

 

 

 

X

X

 

 

5

In een testopstelling de apparatuur en bekabeling koppelen, en testen op goede werking. (testprotocol). Vervangingen en toevoegingen testen

 

 

 

 

 

X

X

 

 

6

Apparatuur ontkoppelen en transportgereed maken.

 

 

 

 

 

X

X

 

 

Twee weken voor de wedstrijd
Wedstrijdvoorbereiding / inschrijvingen verwerken

nr

Stap/ aktiviteit

WB

TB

SB

ST

FI

TT

HW

  WP

  INs

1

WedstrijdAdmie configureren voor de wedstrijd

 

 

 

 

 

 

X

 

 

2

Verenigingen bijwerken in WedstrijdAdmie

X

 

 

 

 

 

 

 

 

3

Verwerken inschrijvingen

X

 

 

 

 

 

 

 

X

4

Wedstrijdindeling maken (categorie/ wedstrijd), wedstrijdtijdplan

X

 

 

 

 

 

 

X

 

5

Startnummers toewijzen

X

 

 

 

 

 

 

 

 

6

Inschrijfbevestigingen versturen

X

 

 

 

 

 

 

 

X

7

Startlijst voor op internet

X

 

 

 

 

 

 

 

 

8

Programmaboekje maken / versturen

X

 

 

 

 

 

 

 

X

9 Afstemming met wedstrijdleider en hoofdscheidsrechter. Doornemen draaiboek.             X    

Week voor de wedstrijd
Startnummers en telpostformulieren klaarmaken

nr

Stap/ aktiviteit

WB

TB

SB

ST

FI

TT

HW

SN

HT

1

Startnummer hesjes uit de opslag halen

 

 

 

 

 

 

 

X

 

2

Startnummer picklijsten (=Facturen) aanmaken

X

 

 

 

 

 

 

 

 

3

Startnummer pakketjes maken

 

 

 

 

 

 

 

X

 

4

Telpostmappen uit de opslag halen, inspecteren, aanvullen

 

 

 

 

 

 

 

 

X

5

Telpost formulieren bijkopieren

 

 

 

 

 

 

 

 

X

6

Telkamerformuliertjes bijkopieren

 

 

 

 

 

 

 

 

X

5 uur voor de wedstrijd
Opbouwen tijdwaarnemingssysteem

nr

Stap/ aktiviteit

WB

TB

SB

ST

FI

TT

HW

 

 

1

Ophalen apparatuur uit opslag en transporteren naar wedstrijdlocatie.

 

 

 

 

 

X

X

 

 

2

Bepalen plaats start, finish, telkamer, computerbus

 

 

 

 

 

X

X

 

 

3

Plaatsen computerbus (bij finish)

 

 

 

 

 

 

X

 

 

4

Uitrollen netwerk kabels

 

X

 

 

 

 

 

 

 

5

Uitrollen 230v voedingskabels

 

X

 

 

 

 

 

 

 

6

Installeren startogen

 

 

 

 

 

X

 

 

 

7

Installeren finishogen

 

 

 

 

 

X

 

 

 

8

Installeren start(party tent, tafel, stoelen, startkastje)

 

 

 

X

 

 

 

 

 

9

Installeren finish(party tent, tafel, stoelen, finishkastje)

 

 

 

 

X

 

 

 

 

10

Installeren telkamer (tent, tafels, PC-kabel)

 

X

X

 

 

 

 

 

 

11

Installeren computerapparatuur in bus

X

 

 

 

 

 

 

 

 

12

Installeren telefoons Start, finish, telkamer

 

X

 

 

 

 

 

 

 

13 Uitleggen headsetjes en terminals telposten     X     X      

14

Kopieren wedstrijdgegevens naar WedstrijdAdmie

X

 

 

 

 

 

 

 

 

15

Systeemtesten

X

X

X

 

 

X

 

 

 

16

Nainschrijvingen verwerken

X

 

 

 

 

 

 

 

 

17

Uitdraaien startlijsten voor wedstrijdbespreking

X

 

 

 

 

 

 

 

 

18

Wedstrijdbespreking - proberen zoveel mogelijk on line de wijzigingen verwerken

X

 

 

 

 

 

 

 

 

19

Wijzigingen in wedstrijdsamenstellingen verwerken (samenvoegen / splitsen wedstrijden)

X

 

 

 

 

 

 

 

 

20

Systeem klaarmaken voor de nacht:

X

X

 

 

 

 

 

 

 

21

- Voeding IR-lijnen uitzetten

 

 

 

 

 

X

 

 

 

22

- Afkoppelen Start en finish kastjes

 

 

 

 

 

X

 

 

 

23

- Vochtvrij verpakken connectors

 

 

 

 

 

X

 

 

 

24

- Computerapparatuur aan laten staan

 

 

 

 

 

 

X

 

 

25

- Zaken buiten het zicht leggen, bus afsluiten

 

 

 

 

 

 

X

 

 

26

- Bewaking voor de nacht

 

 

 

 

 

 

X

 

 

1 uur voor de wedstrijd
Operationeel maken systeem

nr

Stap/ aktiviteit

WB

TB

SB

ST

FI

TT

HW

 

 

1

computerapparatuur controleren

X

X

X

 

 

 

 

 

 

2

Startkastje aansluiten + IR voeding + batterijen controleren

 

 

 

 

 

X

 

 

 

3

Finishkastje aansluiten + IR voeding + batterijen controleren + finishpiepkastje

 

 

 

 

 

X

 

 

 

4

Telkamer PC installeren & testen

 

 

X

 

 

 

 

 

 

5

Installeren publiekscherm

X

 

 

 

 

 

 

 

 

6

Systeemtest (telefoon, start, finish, strafpunteninvoer, publiekscherm)

X

X

X

 

 

 

 

 

 

7

Nainschrijvingen verwerken

X

 

 

 

 

 

 

 

 

8

Uitdraaien startlijsten eerste wedstrijdblok voor start, finish, telkamer, telposten

X

 

 

 

 

 

 

 

 

9

Uitdraaien bijgewerkte facturen voor startnummeruitgifte

X

 

 

 

 

 

 

 

 

10

Bemensen start, finish, telkamer, computerbus

 

 

 

 

 

 

X

 

 

11

Paar Proefstarten

X

X

 

X

X

X

 

 

 

Per wedstrijdblok
Wedstrijduitvoering

nr

Stap/ aktiviteit

WB

TB

SB

ST

FI

TT

HW

SC

 

1

Bedienen tijdcomputer

 

X

 

 

 

 

 

 

 

2

Starten van vaarders / ploegen

 

 

 

X

 

 

 

 

 

3

Finishen van vaarders / ploegen

 

 

 

 

X

 

 

 

 

4

Invoer strafpunten in telkamer/ telposten

 

 

X

 

 

 

 

 

 

5 Controleren en corrigeren strafpunten     X         X  

6

Na-inschrijvingen bijwerken in WedstrijdAdmie

X

 

 

 

 

 

 

 

 

7

Uitslagen afdrukken en ophangen

X

 

 

 

 

 

 

 

 

8

Startlijsten voor het volgende blok uitdraaien

X

 

 

 

 

 

 

 

 

9

Problemen oplossen met starten onder verkeerd nummer, nastarten, kenteringen, schele ogen etc.

X

X

X

 

 

X

 

 

 

10

Uitslagen wedstrijdblok tbv prijsuitreiking.

X

 

 

 

 

 

 

 

 

11

Uitslagen tbv pers, NKB etc.

X

 

 

 

 

 

 

 

 

12

Backups draaien

X

 

 

 

 

 

 

 

 

Einde wedstrijd
Wedstrijduitvoering

nr

Stap/ aktiviteit

WB

TB

SB

ST

FI

TT

HW

 

 

1

Wedstrijduitslagen voor prijsuitreiking, pers, NKB,

X

 

 

 

 

 

 

 

 

2

html versie uitslagen op USB-sticks zetten

X

 

 

 

 

 

 

 

 

3

Backups draaien

X

 

 

 

 

 

 

 

 

Na de wedstrijd
Opnemen en inpakken systeem

nr

Stap/ aktiviteit

WB

TB

SB

ST

FI

TT

HW

 

 

1

Start -Uitschakelen IR-voeding, ontkoppelen startkastje, opnemen telefoon - spullen naar computerbus

 

 

 

 

 

X

 

 

 

2

Finish -Uitschakelen IR-voeding, ontkoppelen startkastje, opnemen telefoon - spullen naar computerbus

 

 

 

 

 

X

 

 

 

3

Telkamer -Afsluiten TelkamerPC, ontkoppelen apparatuur, opnemen telefoon, spullen naar computerbus

 

 

X

 

 

 

 

 

 

4

Ontkoppelen en opnemen publiekscherm

 

X

 

 

 

 

 

 

 

5

Afbreken partytent start

 

 

 

X

 

 

 

 

 

6

Afbreken partytent finish

 

 

 

 

X

 

 

 

 

7

Opnemen netwerkkabels

 

X

 

 

 

 

 

 

 

8

Ontkoppelen computers in computerbus

X

 

 

 

 

 

 

 

 

9

Apparatuur en kabeltjes in geëigende dozen opbergen

X

 

 

 

 

 

 

 

 

10

IR-oogopstelling start opnemen

 

 

 

 

 

X

 

 

 

11

IR-oogopstelling finish opnemen

 

 

 

 

 

X

 

 

 

12

230V voedingskabels opnemen

 

X

 

 

 

 

 

 

 

13

Apparatuur transportgereed maken

 

X

 

 

 

X

X

 

 

14

Apparatuur naar opslag transporteren en daar uitladen en opbergen

 

 

 

 

 

 

X

 

 

Na de wedstrijd
Nazorg I

nr

Stap/ aktiviteit

WB

TB

SB

ST

FI

TT

HW

 

 

1

Uitslagen per email verzenden, en op site zetten

X

 

 

 

 

 

 

 

 

2

Wedstrijdgegevens achiveren in WedstrijdAdmie

 

 

 

 

 

 

X

 

 

Na de wedstrijd
Nazorg II

nr

Stap/ aktiviteit

WB

TB

SB

ST

FI

TT

HW

 

 

1

Apparatuur Nazien op compleetheid en op beschadigingen, waarnodig schoonmaken, doormeten.

 

 

 

 

 

X

X

 

 

2

Beschadigingen, losse connectors etc. repareren. Waarnodig onderdelen vervangen

 

 

 

 

 

X

X

 

 

3

Apparatuur opslaan

 

 

 

 

 

X

X

 

 

4

Zaken die verbetering behoeven onder handen nemen en verbeteren.

 

 

 

 

 

X

X

 

 

5

Evaluatieverslag schrijven

            X