Aan de slag met Ariadne
Deze pagina geeft een korte beschrijving hoe u snel met Ariadne aan de slag komt.
1 Instellen nieuw wedstrijdevenement
2 Wedstrijdcategorieën
3 Wedstrijdprogramma
4 Inschrijvingen
5 Wedstrijdplanning
6 Publicatie
Wanneer u Ariadne nog niet op uw PC draaiend hebt, leest u hier hoe u Ariadne installeert.
1. Stel Ariadne in voor een nieuw wedstrijdevenement
Sluit Ariadne als u het nog open had staan. Wijzig in de Ariadne directory de naam van de wedstrijddatabase naar een bij uw wedstrijdevenement passende afkorting. Bijv. van VKA2003 naar RCC2004.
Start Ariadne opnieuw. In het opstarten krijgt u een scherm langs waarin staat dat Ariadne de wedstrijddatabase niet meer kan vinden. Dat klopt, u hebt zojuist de naam gewijzigd. Geef de nieuwe wedstrijddatabase naam op en klik op 'Koppelen'. Ariadne ververst nu de koppelingen met de wedstrijddatabase.
Ga vervolgens in het Ariadne menu naar 'Instellingen', 'Instellingen Wedstrijdevenement' (scherm A080). Wijzig op dit scherm de naam van het evenement, en de afkorting voor het evenement en de evenementdatum. Sluit het scherm.
2. Controleer de categorieën in Ariadne
De categorieën in Ariadne vormen de relatie tussen de inschrijvingen en de wedstrijden. Een inschrijving is in Ariadne altijd en alleen aan een categorie gekoppeld. De categorieën kunt vervolgens in wedstrijden onderbrengen. Een wedstrijd kan meer categorieën bevatten. Door categorieën naar een andere wedstrijd te verplaatsen kunt u wedstrijden gemakkelijk splitsen of samenvoegen,
Open in het Ariadne menu het scherm 'Wedstrijdcategorieën' (scherm A060). Verwijder op dit scherm categorieën die niet ter zake zijn, en voeg categorieën toe die nodig zijn voor het wedstrijdevenement. Maak categorieën tamelijk fijnkorrelig. Bijvoorbeeld onderscheid 'Scholieren A', 'Scholieren B' en 'Scholieren C', in plaats van alleen 'Scholieren'. Dit maakt later het splitsen of samenvoegen van wedstrijden gemakkelijker.
Nadat de categorieën zijn vastgesteld, kunnen er inschrijvingen per vereniging of inschrijvingen per persoon worden ingevoerd.
3. Stel het wedstrijdprogramma samen
Open in het Ariadnemenu het A210-Wedstrijdenscherm (Menu: Wedstrijdvoorbereiding, Wedstrijdindeling, Wedstrijden). Wijzig wedstrijdnamen naar de gewenste omschrijvingen, voeg wedstrijden toe, verwijder wedstrijden en zet wedstrijden in de gewenste volgorde via het wedstrijdnummer..
Vergeet niet om voor elke wedstrijd in het wedstrijd-detailscherm de categorieën voor die wedstrijd op te geven. (Anders ziet u voor die wedstrijden geen inschrijvingen, of de verkeerde inschrijvingen.)
Wanneer de wedstrijden opgeven zijn, kunnen ook de inschrijvingen per wedstrijd worden ingevoerd.
4. Voer de inschrijvingen in
Er zijn drie manieren om inschrijvingen in te voeren:
1) Inschrijven per vereniging
2) Inschrijven per persoon
3) Inschrijven per wedstrijd
Welke handig is is afhankelijk hoe u de inschrijvingen aangereikt krijgt. Opgaven per vereniging, individuele inschrijvingen, of al een startlijst van een wedstrijdevenement.
Het verwerken van inschrijvingen gaat snel als al veel deelnemers bekend zijn in Ariadne. De eerste keer dat u een wedstrijdevenement met Ariadne inricht is dat nog niet het geval, maar bij volgende evenementen zijn meestal al 60 % van de deelnemers bekend.
Bij Inschrijven per vereniging (Menu: Wedstrijdvoorbereiding, Inschrijvingen, Inschrijvingen per vereniging (Scherm A110)), kunnen inschrijvingen vanuit het archief overgekopieerd worden. Dat scheelt invoerwerk. Het archief bevat de wedstrijdresultaten van eerdere wedstrijdevenementen. Wanneer geboortejaar en geslacht van een deelnemer zijn ingevuld, dan zoek Ariadne er de juiste wedstrijdcategorie bij.
Bij inschrijven per persoon gebeurt hetzelfde, plus dat de vereniging waarvoor wordt ingeschreven uit het archief kan worden overgenomen. De gegevens die Ariadne uit het archief haalt, zijn overigens te wijzigen.
U ziet dat wanneer u Ariadne een paar wedstrijdevenementen achter elkaar hebt gebruikt, dat het verwerken van inschrijvingen een stuk sneller gaat.
Bij de twee bovenstaande inschrijfmethoden kunt nog geen startnummer opgeven. Dat kan later gebeuren via een automatische nummertoewijzing.
Bij inschrijvingen per wedstrijd (Menu: Wedstrijdvoorbereiding, Inschrijvingen, Inschrijvingen per wedstrijd (Scherm A140)) moet u regel voor regel invoeren. Hier kunt u al wel startnummers invoeren. Wanneer de inschrijvingen via een startlijst worden aangereikt, dan zijn meestal de startnummers ook al toegekend en moeten die overgenomen worden.
Achteraf kunnen altijd nog inschrijvingen toegevoegd of verwijderd worden.
5. Wedstrijdplanning
Wedstrijdbezetting
Wanneer er voor alle categorieën voldoende inschrijvingen zouden zijn (minimaal 3) dan zou u van elke categorie een wedstrijd kunnen maken. De praktijk is meestal anders, en hebben sommige categorieën geen of te weinig inschrijvingen. Dan schuift u categorieën die verwand zijn, bij elkaar in één wedstrijd. Bijvoorbeeld Scholieren B en C bij elkaar, of Veteranen A, B en C bij elkaar.
De praktijk van de wedstrijdindeling is dan men de wedstrijdindeling van het vorige wedstrijdevenement neemt, en daarmee gaat schuiven. Veronderstellen we dat het wedstrijdprogramma dat u in paragraaf 3 hebt ingevoerd, het programma van vorig jaar was. Op het Wedstrijdenbezettingsscherm (Menu: Wedstrijdvoorbereiding, Wedstrijdindeling, Wedstrijdenbezetting (scherm A220)) kunt u het aantal inschrijvingen per categorie per wedstrijd zien. Op het scherm kunt u categorieën met aanhangende inschrijvingen naar een andere wedstrijd schuiven. Op die manier kunt u tot passende wedstrijdbezettingen komen. Vergeet naderhand niet de wedstrijdnaam overeenkomstig de categoriewijzigingen aan te passen. Wedstrijden die op deze manier leeg gemaakt zijn, kunnen verwijderd worden.
Ranking
Wanneer de wedstrijdbezetting geregeld is, dan moet de volgorde van de inschrijvingen binnen een wedstrijd bepaald worden. Normaliter worden de ingeschreven deelnemers op volgorde van hun prestatie gezet. En normaliter wordt de lanzaamste vooraan in de wedstrijd gezet en de snelste achterin. Rankingscijfers van deelnemers worden door de kanobonden aangereikt (maar alleen voor gelicenceerde deelnemers), of kunt u uit het archief van Ariadne halen. Dit laatste natuurlijk alleen wanneer resultaten van de betreffende deelnemers in het Ariadne archief aanwezig zijn.
Via het scherm Initialiseren ranking (Menu: Wedstrijdvoorbereiding, Wedstrijdindeling, Initialiseren Ranking (scherm A218)) kunt u op basis van aanwezige resultaten in het archief rankingsgetallen toewijzen aan de inschrijvingen.
Natuurlijk zal deze toewijzing niet compleet zijn. Op het scherm Inschrijvingen per wedstrijd (A140) kunt u in de kolom 'Ranking' de ontbrekende rankingsgetallen invullen (voor zover voorhanden). Deelnemers waarvoor rankingsgetallen ontbreken zullen daardoor voor in de wedstrijd sorteren.
Het Wedstrijd-tijdschema
Nadat de inschrijvingen evenwichtig over de wedstrijden zijn verdeeld, moet nog de wedstrijden volgorde en het wedstrijden tijdschema bepaald worden. Ook hier gelden vaak tradities waar in het wedstrijd evenement een wedstrijd geplaatst wordt. Vaak worden de spannende wedstrijden op dat dagdeel gepland dat veel publiek aanwezig kan zijn.
Grotere wedstrijden strekken zich uit over meer dagdelen en soms over meer dagen. In een dagdeel (ochend, voormiddag, namiddag, avond) wordt een groep wedstrijden afgehandeld. Bij kanoslalom wordt van zo'n wedstrijdgroep eerst de eerste run gedraaid, en daarna de tweede run. Tussen de wedstrijdgroepen vindt vaak een correctie van het parcours plaats, en een wisseling van de telposten.
Deze wedstrijdgroepen komen in Ariadne terug als programmablokken. Een programmablok heeft een geplande begin- en eindtijd, en bevat een aantal wedstrijden. Die doorlooptijd van die wedstrijden moet natuurlijk wel passen binnen de begin en einddtijden van het programmablok.Om dat te controleren kan Ariadne een tijdschema uitrekenen.
Daarvoor moeten eerste de programmablokken ingevoerd worden. Dit vindt plaats het het scherm A230: Menu, Wedstrijdvoorbereiding, Programma-indeling, Progammablokken. Pas de bestaande programmablokken aan, verwijder wat niet nodig is, of voeg nieuwe blokken toe.Geef ruwweg de geplande begin- en eindtijden. Zet de bloknummers op de gewenste volgorde, want deze bepalen ook de wedstrijdenvolgorde.
Op het A210- Wedstrijdenscherm kunt u aangeven in welk programmablok een wedstrijd moet komen.
Om het wedstrijdtijdscherm uit te kunnen rekenen heeft Ariandne ook het startinterval tussen de inschrijvingen nodig. Het startinterval maal het aantal inschrijvingen bepaalt de doorlooptijd. Op het A210-Wedstrijdenscherm kunt u het startinterval per wedstrijd opgeven. Bij sommige wedstrijdevenemente is dit simpel, omdat die strak met een 1 minuut interval starten. Bij andere wedstrijdevenementen is er meer variatie in het startinterval mogelijk, en ook gewenst: om bijvoorbeeld een stabiele parcoursbezetting te houden. Snelle vaarders kunnen met een korter startinterval toe, langzame vaarders hebben een langer startinterval nodig, omdat ze anders elkaar in de weg zitten.
Ook het startinterval kan op basis van het Ariadne-archief toegekend worden. Daarvoor is het scherm A240-Initialisren startintervallen beschikbaar (Menu, Wedstrijdvoorbereiding, Programma-indeling, Initialiseren startinterval.) Daarna nog ontbrekende startintervallen kunnen schattenderwijs handmatig toegevoegd worden.
Is de programmaindeling gemaakt en zijn de startintervallen toegekend, dan kan het Wedstrijdevenement-tijdplan aangemaakt worden.(Menu, Wedstrijdvoorbereiding, Programma-indeling, Tijdplan wedstrijdprogramma, (A250)).
Wanneer er bij de tijden een 'fout' waarde getoond wordt, dan ontbreken er waarschijnlijk nog startintervallen. Het Wedstrijdtijdschema geeft de berekende begintijd en eindtijd van elke wedstrijd. De programmablok einddtijd geeft aan of de wedstrijden in het programmablok passen, of dat ze uit de tijd lopen. Dit laatste kan gecorrigeerd worden door wedstrijden naar een ander programmablok te schuiven.
Controle Starttijdafstand
Bij kanoslalom schrijven deelnemers vaak voor meer categorieën in. Er gelden regels hoeveel tijd er tussen twee starts van een deelnemer moet zitten. Door de wedstrijdindeling kan het voorkomen dat deelnemers binnen deze tijd opnieuw moeten starten. Om een ruwe controle op starttijd afstand te kunnen maken, geeft Ariadne een lijst met deelnemers die voor meer wedstrijden zijn ingeschreven. (Menu, Wedstrijdvoorbereiding, Programma-indeling, Controlelijst starttijdafstand, (A262)). Deze lijst geeft u een snel overzicht van deelnemers die mogelijk een starttijdafstand probleem hebben. In betreffende gevallen kunt een deelnemer binnen een wedstrijd verschuiven (door het rankingscijfer te veranderen), of u kunt met de wedstrijdvolgorde binnen een programmablok schuiven.
Met deze laatste correctie is de wedstrijdplanning afgerond, en kunt u startnummers toewijzen.
Toewijzen startnummers
Ariadne kan automatisch startnummers toewijzen. Verondersteld is dat u de wedstrijden op de gewenste volgorde binnen het wedstrijdevenement hebt gezet, en de inschrijvingen op de gewenste volgorde binnen een wedstrijd. Op scherm A290 - Startnummers toewijzen (Menu, Wedstrijdvoorbereiding, Programma-indeling, Startnummers toewijzen). Het scherm doet eerst een paar controles: of er geen inschrijvingen vergeten zijn, en of er geen inschrijvingen dubbel zijn toegewezen. In het derde kader van het scherm kunt u aangeven vanaf welk startnummer u wilt toewijzen. U kunt vaker achtereen startnummers toewijzen. Daarbij hebt u de keuze eerder toegewezen startnummers te laten staan, of die opnieuw toe te wijzen. Als u al een startlijst hebt gepubliceerd, zult u die startnummers niet meer willen veranderen.
6. Publicatie
Nadat u de wedstrijdplanning en indeling hebt afgerond, kunt u de startlijst aanmaken voor publicatie. De startlijst in html ((Menu: Wedstrijdvoorbereiding, Programmaboekje, Startlijst in html) kunt u op internet publiceren. Het verdient de voorkeur deze lijst ook te gebruiken om te importeren in Word, omdat dan de tabelstructuur intact blijft. In Word kan dan de opmaak aangepast worden om de startlijst in het wedstrijdprogrammaboekje op te nemen.
Na het publiceren van de startlijst hebt u nog bijschrijvingen en afmeldingen te verwerken, tot kort voor elk programmablok, waarna de definitieve startlijstenafgedrukt kunnen worden voor de starters, finishers, telposten en jury.