Stap 4:
formuleer de definities
De generieke relaties die je in stap 3 hebt vastgesteld, bepalen de structuur van de definitie. Die relaties komen dus terug in de definitie. De definitie beschrijft niets méér dan de objecttype(n) waarmee een generiek verband bestaat én de aard van die verband(en). In de definitie van classificaties staat ook het classificatiecriterium. Soms moet je de definitie voor de leesbaarheid uitbreiden.
Een aantal richtlijnen voor het formuleren van definities wordt gegeven in het betreffende achtergrondartikel.
Het opbouwen van de definitie.
Veronderstel dat het begrip ‘levering’ in termen van generieke verbanden in stap 3 bepaald is als een aggregatie van:
- door leverancier,
- van materiaalsoort,
- aan magazijn.
De definitie zou nu bijvoorbeeld kunnen luiden: een overdracht door een leverancier aan een magazijn van een hoeveelheid materiaal van een materiaalsoort. Hier is ten behoeve van de leesbaarheid ‘een hoeveelheid materiaal’ aan de definitie toegevoegd, hoewel het begrip ‘materiaal’ niet direct in de generieke verbanden is genoemd. Maar indirect wel. De genoemde materialen maken immers deel uit van de materiaalsoort uit de definitie.
- Het is verstandig de taal van het model aan te passen aan de doelgroep. Dat is bijvoorbeeld mogelijk door naast een formele tekstuele definitie ook een meer toegankelijke vorm te kiezen, die is aangepast aan de doelgroep. Een voorbeeld is de ‘ganzenbord-vorm’ zoals de Belastingdienst die gebruikt op aangiftebiljetten voor inkomstenbelasting om de juiste tariefgroep te bepalen. Zo’n ganzenbord beschrijft de definities van tariefgroepen in een voor de belastingplichtigen bruikbare vorm. Een andere handige vorm is een checklist.
- In deze stap heroverweeg je ook zo nodig de gekozen namen, waarbij je synoniemen en homoniemen zoveel mogelijk vermijdt. Een homoniem is één naam voor twee verschillende objecttypen. We spreken van synoniemen als er twee namen zijn voor één objecttype. Zo zouden bijvoorbeeld ‘personeelslid’ en ‘medewerker’ synoniem kunnen zijn.
Het vermijden van homoniemen en synoniemen voorkomt communicatiestoornissen. Niettemin blijken ze in de praktijk vaak voor te komen en deel uit te maken van het ingeburgerde taalgebruik. Soms liggen de betekenissen ook zover uit elkaar, dat verwarring vrijwel uitgesloten is. Een voorbeeld is het begrip ‘artikel’, dat onder meer betrekking kan hebben op een gepubliceerde tekst in een tijdschrift, op een onderdeel van een overeenkomst, dan wel op een deel van een verkoopassortiment.
- Zorg er bij de definitie voor, dat je altijd voldoende abstraheert van het gebruik dat van het betreffende object gemaakt wordt. Definieer wat het object is. Iedere definitie moet aangeven hoe je een ding kunt herkennen zonder te letten op de wijze waarop ermee wordt omgegaan. Vergelijk bijvoorbeeld de volgende definities (in de context van een bibliotheek):
Een boek is een voorwerp dat kan worden uitgeleend.
Een boek is een gebonden of gebundeld aantal pagina's op papier of perkament waarop een tekst over enig onderwerp is vastgelegd.
In de eerste definitie zie je, dat beschreven wordt, hoe men er in de bibliotheek mee omgaat. Hoewel dat op zich juist is, is het aldus definiëren af te raden. Strikt genomen zouden bijvoorbeeld vermiste boeken geen boeken meer zijn! Ook ontstaat een lastige situatie zodra de bibliotheek grammofoonplaten gaat uitlenen.
- Laat de formulering en naamgeving van de objecttypen altijd goedkeuren door degenen die ze gaan gebruiken. Zowel de formulering als de naam moet voor hén hanteerbaar zijn.
Verder met Stap 5: formaliseer het ontologisch model