rollen en Taken in de Tijdwaarneming

1. Inleiding

De tijdkamer

Deze pagina beschrijft de taken en rollen voor tijdwaarneming van kanomarathonwedstrijden op basis van het Ariadne tijdwaarnemings systeem.

Het Ariadne tijdwaarnemingssysteem omvat:

2. Rollen

Voor het bedienen van het tijdwaarnemingssysteem zijn de volgende rollen te onderkennen:

Tijdwaarnemingsteam:

Voor geen van de tijdteam rollen is een ICF -licentie vereist.

Rollen buiten het Tijdteam:
(Voor belangrijke wedstrijden is aangegeven welke rollen ICF gecertificeerd moeten zijn. )

En niet te vergeten:

3. Overzicht Ariadne TIjdsysteem

4. Rolbeschrijvingen

Inschrijvingen bureau

Bij marathon schrijven veel deelnemers zich vooraf in voor de de wedstrijd. Anderen schrijven zich op de dag zelf in. Alle deelnemers komen op de dag van de wedstrijd, vóór de wedstrijd langs om het startnummer op te halen, en het inschrijfgeld te voldoen. In korte tijd moet daarvoor een groot aantal deelnemers afgehandeld worden.

In het wedstrijdbureau staan twee computers om inschrijvingen te verwerken. De voorinschrijvingen staan al in de computer. Nainschrijvingen moeten nog ingevoerd worden. In beide gevallen resulteert de inschrijving in het afdrukken van een startbewijs.

Met het startbewijs gaat de deelnemer naar de startnummeruitgifte /kassa om het startnummer te ontvangen tegen betaling van het inschijfgeld. Ten behoeve van de kascontrole houdt de kassier een lijst bij van startnummer en ontvangen bedrag. De deelnemer houdt zijn startbewijs.

Publicatiemanager

De Publicatiemanager (PM) zorgt voor, tijdens en na de wedstrijd ervoor dat het publiek en de deelnemers geinformeerd worden over de wedstrijd voortgang en de wedstrijdresultaten.

Vooraf aan de wedstrijd gaat het om het beschikbaar stellen van startlijsten en tijdschema's. De boeicomissarissen hebben een startlijst nodig om de boeirondingen af te kunnen strepen. Verder vragen journalisten om een startlijst.

Tijdens de wedstrijd zorgt de PM dat de tussentijdse resultaten tijdig getoond worden. Daarbij gaat het om individuele vaartijden en een voorlopige ranking. Per gefinishte vaarder stuurt het wedstrijdprogramma de vaartijd naar een internetsite. Vanaf die site zijn de voorlopige uitslagen te bekijken. De PM bewaakt dat dit allemaal goed blijft verlopen.

Wanneer alle vaarders van een wedstrijd gefinished zijn, dan drukt de PM de uitslagen voor die wedstrijd af. De PM houdt dus in de gaten wanneer een wedstrijd compleet is.

De PM drukt uitslagensetjes af voor de deelnemers, teamleiders en journalisten. Plus een setje uitslagen ten behoeve van de prijsuitreiking. En de PM zorgt dat de definitieve uitslagen op internet geplaatst worden.

De PM kent de functionaliteit van Ariadne-Admin en kan dit zelfstandig bedienen. Hij kan de nodige computerinstellingen instellen (o.a. de printer) , kan Ariadne configureren. Kan backups maken, en kan het publiekscherm starten. Netwerkkennis is gewenst om de verbindingen met de wedstrijdcomputer en publiekscherm te kunnen instellen.

Taken Toelichting

De weken voorafgaand aan de wedstrijd:
Voorbereiden nieuwe wedstrijd in Ariadne.

De wedstrijdplanner maakt het wedstrijdschema, dat de PM invoert in Ariadne. De (voor)inschrijvingen komen binnen via een webpagina op internet (of via mail). De inschrijvingen die via de webpagina binnenkomen, kunnen automatisch in Ariadne verwerkt worden. Inschrijvingen die op een andere manier binnenkomen, moeten handmatig in Ariadne ingevoerd worden.

3 uur voor de wedstrijd:
Invoeren late inschrijvingen en afmeldingen, uitreiken startbewijzen

Zie voor de werkwijze het Inschrijvingenbureau hierboven.

Uur voor de wedstrijd:
Afdrukken van de startlijst.

Startlijst distribueren naar start, finish, tijdkamer, hoofdscheidsrechter, wedstrijdleider, teamleiders, journalisten.

Tijdens de wedstrijd:
Finishes monitoren in AriadneAdmin, bewaken goede werking publiekscherm, aanmaken van voorlopige uitslagen.

Verdere taken:
- een enkele late na-inschrijvingen invoeren,
- een startnummer veranderen omdat het zoek is,
- toelichting geven op uitslagen bij protesten,
- toelichting op de tijdmeting geven naar journalisten,
- eventuele correcties en start- en finishtijd toewijzingen aanbrengen,
- regelmatig een backup van de wedstrijddatabase maken,
- contact met hoofdtijdwaarneming over meetfouten en systeemproblemen.

Na de wedstrijd:
Beschikbaar maken van uitslagen in diverse vormen. 		- Totaaluitslagen afdrukken voor verenigingen, officials en journalisten,
- Totaaluitslagen voor de prijsuitreiking,
- op usb-sticks zetten van uitslagen,
- De laatste versie van het wedstrijdbestand veilig stellen.

Na afloop van de wedstrijd:
Beschikbaar stellen van de uitslagen aan diverse partijen.

- Mailen van de uitslagen, op internet zetten
- Archiveren van de wedstrijd in Ariadne

Handleidingen: AriadneAdmin handleiding, Marathon wedstrijdreglement

Ariadne Time Operator

De AriadneTime Operator (ATO) kent de werking van het AriadneTime programma. Tijdens de wedstrijd bedient hij dit programma voor het vastleggen van de starts en de finishes. Hij kan voorkomende problemen oplossen.

Het bedienen van AriadneTime tijdens de wedstrijd is geconcentreerd werken. Tijdens de wedstrijduitvoering kan hij geen andere werkzaamheden doen.

Voor Marathon is er een hoofdtijdmeting en een backup tijdmeting. De hoofdtijdmeting krijgt de finishtijden van de Timy tijdklok, geklokt door de finisher. De operator van de backup tijdmeting klokt de start en finishtijden zelf in AriadneTime op de backup TijdPC.


Taken Toelichting

Voor de wedstrijd:
(Helpen) installeren van start- en finish apparatuur.

- Installeren start- en finishknop, start-/ finishtoeter, de bekabeling ervan naar de Timy tijdklok, en de TijdPC met AriadneTime.
- Synchroniseren van de tijd van Timy en PC's met GPS.

Voor de wedstrijd:
Bedieningsinstructies aan starters en finishers.

- Instrueren op het juist hanteren van de kastjes en de knoppen, en op het toepassen van de start/ finish procedure.
- Maken van een proefstart / finish.
- Laatste controle dat main en backup beide klaar zijn en stand by staan voor tijdmeting.

Tijdens de wedstrijd:
- Bedienen AriadneTime:
. toewijzen starttijden aan starts
. toewijzen finishtijden aan startnummers

- Finish problemen oplossen:
. finishtijd teveel of te weinig oplossen
. finishvolgorde problemen oplossen
. ongeldige finishpulsen verwijderen
- Contact met publicatiemanager:
. correcties van toegewezen start/ finish pulsen
. verwisselen van runtijden vanwege verkeerd toegekend startnummer
. status aanpassingen van uitstappers en niet-starters.

Na de wedstrijd:
Afkoppelen apparatuur en bekabeling en gereed maken voor transport.

Afkoppelen apparatuur, opnemen van de bekabeling en in de transportdozen plaatsen.

Handleidingen: Bedieningshandleiding AriadneTime voor marathon , Manual Timy.

Starter

De starter is een wedstrijd official die een wedstrijd start. De starter roept deelnemers op om op te lijnen op de startlijn.

De starter probeert de deelnemers zo goed mogelijk op een lijn te krijgen. Dat valt niet altijd mee. Het is niet nodig om precies op de geplande starttijd te starten.

Als de boten voldoende opgelijnd liggen roep de starter 'Ready' en druk dan op de startknop die de starttoeter doet afgaan. De druk op de startknop wordt vastgelegd in het tijdsysteem.

Taken Toelichting
Voor de wedstrijd:
Het vaststellen en markeren van de startlijn.		 - Stel de startlijn vast. Reglementair moet de finish met twee rode vlaggen (en/of twee rode boeien) gemarkeerd worden.
- Kies een standpunt op de startlijn, zodat je het deelnemersveld goed kunt overzien.
- Doe samen met de TijdPC bediener een proefstart.
De start:

- Roep 10 minuten voor de start een melding naar de deelnemers.
- Vraag 3 minuten voor de start de deelnemers op te lijnen.
- Probeer de boegen op één lijn te krijgen.
- Soms gaat het hele startveld driften, dwz iedereen drijft naar voren.
- Als de kano's redelijk op een lijn liggen, roep dan 'READY' en druk op de startknop die de starttoeter doet afgaan.
- De druk op de knop start de vaartijd in het tijdsysteem.

Op deze wijze kan de wedstrijd in een aantal groepen gestart worden, met een 5 minuten tussenruimte.

Tijdens de wedstrijd:

- Indien het qua tijd uitkomt, kun je helpen met finishen, in de rol van finish assistent.

Na de wedstrijd:
Opruimen van de startlijn

 Opruimen van de palen, boeien, vlaggen etc. Afgeven apparatuur als portofoon, megafoon e.d.

Handleidingen: Marathon wedstrijdreglement

Finisher

De finisher drukt finishes af met de finishknop. De nauwgezetheid van het finishen bepaalt in belangrijke mate de nauwkeurigheid van de vaartijden. De finisher installeert zich op de finishlijn, en concentreert zich op het afdrukken van finishes.

Bij marathon komen vaarders vaak in groepjes binnen, en soms zetten ze nog een eindsprint in. Je moet dan snel achter elkaar afdrukken.

Het afdrukken van een finish gebeurt met een drukknop. Bij het indrukken van de finishknop gaat er een finishtoeter, en levert de Timy tijdklok een tijdstempel.

Het finishen is de enige taak van de finisher. Hij mag niet afgeleid worden door andere bezigheden.

Taken Toelichting
Voor de wedstrijd:
Het vaststellen en markeren van de finishlijn.		 - Stel de finishlijn vast. Reglementair moet de finish met twee rode vlaggen (en/of twee rode boeien) gemarkeerd worden.
- Kies een vast standpunt op de finishlijn, zittend. (Je hebt dan een stoel of een kruk nodig)
- Zorg dat het zicht op de finishlijn vrij blijft. (Geen mensen die voor je gaan lopen, of een bootje dat voor de kant ligt.)
- Zorg dat je bescherming hebt tegen regen en of zon (paraplu, finishtent e.d.)
- Doe samen met de TijdPC bediener een proeffinish.

Tijdens de wedstrijd:
Het finishen van deelnemers door middel van de finishknop.

- Je concentreert je op het finishen. Je hoeft geen startnummers te onthouden. Dat doen de finish-assistenten.
- Let op wanneer er vaarders aankomen. Zorg dat je in positie zit met de knop in aanslag.
- Reglementair is het finishmoment bepaalt op het passeren van de boeg van de boot van de finishlijn.
- Soms komt een vaarder voortijdig terug. Soms blijven vaarders nog wat bij de finish hangen. Als de status van een vaarder niet duidelijk is, druk dan een finish af als hij over de finishlijn komt. Een finish teveel kun je altijd weggooien, een gemiste finish krijg je nooit terug.
- Soms houdt de vaarder al voor de finish op met peddelen. De finish assistenten zullen de vaarder bewegen nog door te varen. Druk de vaarder niet eerder af dan hij over de finishlijn is gekomen.
- De finish assistenten stellen de finishvolgorde van startnummers vast. Schrijf die finishvolgorde op je finishlijst.

Tijdens de wedstrijd:
Finishfouten doorgeven naar de TijdPC operator

- Het kan zijn dat je bij een groepsfinish een keer teveel drukt, of een keer te weinig. Er zijn dan meer of minder finish tijdstempels dan er vaarders over de finishlijn gegaan zijn. De TijdPC operator zal dat opmerken, en navraag doen. Probeer samen met de backup tijdmeting tot een zo goed mogelijke oplossing van het probleem te komen

Na de wedstrijd:
Opruimen van de finishlijn		 Opruimen van de spullen voor het finishen (stoel, palen, vlaggen, paraplu)

Handleidingen: NKB werkinstructie finishleider, Marathon wedstrijdreglement

Finish assistent

Bij marathon komen vaarders vaak in groepjes binnen. De belangrijkste taak van de finish assistent is het lezen van de startnummers op de kano's van finishende vaarders, en het vaststellen van de finishvolgorde wanneer vaarders in een groepje finishen. De finish assistent geeft de startnummers in finish volgorde door naar de TijdPC bedieners (Hoofd en backup).

De finish assistent is meer bewegelijk dan de finisher (die op zijn finishplaats moet blijven zitten), en kan wat heen en weer lopen langs de finish. Soms is het startnummer op de kano niet direct leesbaar en moet de vaarder daarover aangeroepen worden.

Bij grotere wedstrijden is het wenselijk dat er drie finish assistenten zijn, om samen de finish volgorde van een groepje te kunnen bepalen. De eerste assistent concentreert zich dan op de eerste finisher in het groepje, de tweede assistent op de tweede finisher, etc.

Taken Toelichting
Voor de wedstrijd:
Het helpen van de finisher met het inrichten van de finishlijn en finishpositie.

- Inrichten finishpositie (tafeltje, stoel, vrij zicht op finishlijn, bescherming tegen regen, wind, zon)
- Zorgen dat de benodige hulpmiddelen beschikbaar zijn (finishlijst, pen, megafoon, verrekijker )
- Laatste afspraken maken met finisher, TijdPC bedieners, andere finish assistenten.

Tijdens de wedstrijd:
Vaststellen startnummers van finishende vaarders

- Waarschuw de finisher als er een vaarder of een groepje vaarders aan komt.
- Concentreer je op de vaarder waarvan je het startnummer gaat achterhalen.
- Stel met de andere finish assistenten en de finisher de finishvolgorde vast met bijbehorende startnummers. Soms moet je een vaarder aanroepen om het startnummer te achterhalen.
- Geeft de finishvolgorde van startnummers door naar de TijdPC bedieners (Hoofdtijd en backup tijd).

Tijdens de wedstrijd:
Calamiteiten		 - Indien er twee groepjes kort na elkaar finishen, en van het eerste groepje kunnen niet tijdig de startnummers achterhaald worden. (omdat bijv. een vaarder zijn startnummer heeft verloren), dan kan er even een chaotische situatie ontstaan.
- Probeer met de ander finish assistenten de finishvolgorde vast te stellen met bekende startnummers, en tussenliggende finishes waarvan de startnummers nog niet bekend zijn.
- Als het niet lukt het startnummer van een gefinishte vaarder te achterhalen, beschrijf dan zo goed mogelijk de kano (type, kleur, soort peddel) en vaarder (man, vrouw, jong, oud, kleur kleding).
- Maak gebruik van het terugspelen van de de finishvideo om de finishvolgorde nog een keer te zien.
- De TijdPC bediener kan finishes 'parkeren' om ze later nog een keer aan een startnummer toe te wijzen.
Na de wedstrijd:
Opruimen van de finishlijn		 Opruimen van de spullen voor het finishen (stoel, palen, vlaggen, paraplu)

Handleidingen: NKB werkinstructie finishleider

Finish Video opnemer

Het finishen van kanomarathon kan soms chaotisch verlopen. Het kan voorkomen dat er wat groepjes na elkaar binnenkomen, terwijl niet tijdig genoeg de startnummers van de gefinishte vaarders achterhaald kunnen worden. Dan is een video-opname van de finish onmisbaar. De video opnemer legt de finish volgorde op video vast.

Taken Toelichting
Voor de wedstrijd:
Het installeren van de video opname apparatuur

- Opstellen apparatuur (statief, video camera, paraplu of tent). Zorg voor voldoende voeding en opnamemedia voor 1 1/2 uur.
- Laatste afspraken maken met finish assistenten en hoofd tijdwaarneming.

Tijdens de wedstrijd:
Vastleggen van finishes op video.

- Start de opname als er een vaarder of een groepje vaarders aankomt.
- Leg de finish(es) vast.
- Speel op verzoek van finishassistenten een finishopname af, om hen te helpen een finishvolgorde vast te stellen.

Na de wedstrijd:
Opruimen van de video apparatuur 		Opruimen van de spullen voor het finishen.

Handleidingen: NKB werkinstructie finishleider

Tijdteam Technicus

De Tijdteamtechnicus (TT) installeert voor de wedstrijd de tijdmeetapparatuur. Dit betreft de computer, tijdklok, UPS, finishknop en finishtoeter.

De TT kent de werking van de diverse apparatuur, en kan deze installeren en aansluiten. Hij kan voorkomende problemen oplossen. Tijdens de wedstrijd is de technicus standby om eventuele problemen met apparatuur en bekabeling op te lossen.


Taken Toelichting

Paar weken voor de wedstrijd:
De goede werking van de apparatuur en software controleren.

Opbouwen testopstelling, inspectie connectors en kabeltjes, zonodig batterijen vervangen. Laaste reparaties uitvoeren en materiaal completeren.

Het is handig een paar weken voor de wedstrijd een tijdtraining te houden waarin het hele systeem wordt opgesteld, en alle onderdelen worden beproefd.

Dag voor de wedstrijd:
Controleren dat al het benodigde materiaal aanwezig is bij vertrek naar de wedstrijd.

Computers, kastjes, bekabeling, montagemateriaal, batterijen, opstelframes, gereedschap. Zie de inventarislijst.

2 uur voor de wedstrijd:
Uitrol van de bekabeling, installeren van de tijdkamer apparatuur.

 - Plaatsen en aansluiten apparatuur in de tijdkamer.
- Starten programmatuur
- Uitvoeren test starts / finishes

Tijdens de wedstrijd:
Stand by om eventuele problemen op te lossen.

Bijv. problemen met druknop of finishtoeter, 230V voeding; Apparatuur beschermen tegen een regenbui.

Na afloop van de wedstrijd:
Afbreken van de apparatuur, opnemen van de bekabeling en gereed maken voor transport.

Bij aanwezige vrijwilligers,verdelen van taken, instrueren, toezien op een goede uitvoering. Controleren dat de materialen en apparatuur compleet en op de goede wijze opgenomen wordt. Verzamelen en ordenen van de materialen, opbergen in de vervoersdozen

De week na afloop van de wedstrijd:
Apparatuur, kastjes, kabeltjes controleren op beschadiging en repareren daarvan.

Alles nakijken en schoonmaken. De oorzaak van eventuele opgetreden problemen achterhalen en verhelpen. Zonodig reparaties uitvoeren en weer aanvullen van het materiaal. Zorgen dat alles compleet en goed opgeslagen wordt tot voor de volgende wedstrijd.

Handleidingen: Aansluitschema apparatuur, Manual Timy, Technische documentatie Ariadne.

(HW) Hoofd tijdwaarneming

De Hoofd tijdwaarneming houdt overzicht over de goede werking van het tijdwaarnemingssysteem en een goed verloop van de tijdmeting. Problemen met de tijdwaarneming worden bij hem gemeld en hij zet de juiste mensen aan het werk om de problemen op te lossen. Hij heeft contact met de wedstrijdleider over eventueel stilleggen van de wedstrijd en met de hoofdscheidrechter over tijdmeet incidenten, herstarts en het gebruik van backuptijden. Het Hoofd tijdwaarneming kan andere rollen behulpzaam zijn in hun taak, en faciliteren dat ze op een plezierige hun taken kunnen doen.

Taken Toelichting
Voor de wedstrijd:
Coordineren van de voorbereidingen voor de tijdmeting aan de hand van het draaiboek; communicatie met wedstrijdleider en hoofdscheidsrechter

- zorgen voor de bemensing van de diverse taken,
- regelen van de benodigde apparatuur, materialen en voorzieningen,
- afstemmen met wedstrijd officials en met de beheerder van de baanfaciliteiten.
- zie het wedstrijddraaiboek.

Tijdens de wedstrijd:
Toezicht houden op goede werking van het tijdwaarnemingssysteem en op de juiste uitvoering van de diverse taken.

- leiding nemen bij het oplossen van incidenten en calamiteiten,
- communiceren met wedstrijd officials en baanbeheerder als zaken niet gaan zoals verwacht of afgesproken,
- contact met wedstrijdleiding over verschuivingen in het programma,
- contact met hoofdscheidsrechter over timing kwesties.

Na de wedstrijd:
Verdelen van taken voor het afbreken en opbergen van het tijdsysteem, het regelen van de nazorg.

- toezien dat de gebruikte apparatuur op de juiste manier wordt ontmanteld,
- zorgen voor het nazien van de apparatuur en voor een goede opslag
- opstellen van een evaluatieverslag.

 

 

Handleidingen: Draaiboek Wedstrijdtijdwaarneming, Wedstrijdreglement, Requirements tijdmeting

(BC) Boei commissaris

De boeicommissaris controleert dat de vaarders reglementair de boei ronden.

De boeicommissaris noteert de startnummers van de boten die de boei ronden, en noteert eventuele onregelmatigheden. Na de wedstrijd overhandigt de doorkomstlijst aan de Hoofdscheidsrechter, die de doorkomstlijst vergelijkt met de gefinishte vaarders. In voorkomende gevallen kan de Hoofdscheidsrechter de vaarder diskwalificeren.

Taken Toelichting
Voor de wedstrijd:
Het plannen van het tijdig ter plekke zijn van het keerpunt. Het zorg dragen voor de benodigde uitrusting.

- Overleg met de parcoursontwerper over de preciese plaats van het keerpunt,
- Zonodig het plaatsen van de keerboei.
- Het regelen van de benodigde apparatuur, materialen en voorzieningen
. zitgelegenheid,
. bescherming tegen regen, wind, kou
. verrekijker, schrijfgerei, mobiele telefoon
. boeirondingslijst (lijst met te passeren startnummers)
. boeirondings formulier (in te vullen, startnummers in volgorde van ronding)
. zonodig, een vaartuig om de boei uit te kunnen leggen.
- telefonische controle of de boeirondingslijst compleet is (eventuele.erg late inschrijvingen of afmeldingen).

Tijdens de wedstrijd:
Controle op de reglementair juiste wijze van het ronden van de keerboei.

- waarnemen van de boeirondingen door de vaarders. Reglementair ronden de vaarders de boei tegen de klok in.
- vastleggen van de startnummers in volgorde van ronding,
- noteren van onregelmatigheden tijdens de boeironding,
- telefonisch overleg met wedstrijdleiding in geval van bijzonderheden.

Na de wedstrijd:
Het overhandigen van het ingevulde boeirondings formulier aan de hoofdscheidsrechter..

- na sluitingstijd van de boeironding (Een vast te stellen tijd na de eerste ronding, of indien alle startnummers op de boeirondingslijst zijn gepasseerd), het opnemen van de keerboei.
- Het overhandigen van het ingevulde boeirondingsformulier aan de Hoofdscheidsrechter, waarnodig met toelichting betreffende onregelmatigheden

Handleidingen: - nog samen te stellen -