Voorbeeld van een systeembeschrijving
We lichten onze toepassing van de systeemtheorie toe met een klein voorbeeld. Met dit voorbeeld illustreren we:
- dat we op deze manier gedrag beschrijven als het resultaat van de wisselwerking tussen functies en objecten, waarbij het primaat niet bij een van deze twee elementen wordt gelegd;
- dat het gedrag van het veranderingsgebied beschreven kan worden zonder te refereren naar de wijze waarop het is ingericht;
- dat ook andere vormen van overspecificatie (d.i.: meer moeten specificeren dan voor de probleemstelling nodig is) vermeden kunnen worden.
Als voorbeeld nemen we een - versimpelde - Telefoonwinkel.
Gesteld wordt, dat deze winkel alleen telefoons bij het centrale magazijn bestelt, als de winkelvoorraad onder een door de bedrijfsleider bepaald minimumniveau daalt.
Gevraagd wordt inzicht te geven in het gedrag van de voorraadhoogte in de tijd, om aan de hand daarvan de optimale bestelstrategie te kunnen bepalen.
Voor de beantwoording van deze vraag maken wij de volgende systeembeschrijving:
We onderscheiden in deze systeembeschrijving drie systeemfuncties:
- het verkopen van telefoons;
- het leveren van telefoons;
- het bestellen van telefoons.
en drie objecttypen:
- de klant, van wie verder geen relevante eigenschappen bekend zijn;
- de winkelvoorraad telefoons, met als relevante eigenschappen de ‘voorraadhoogte’ en de ‘minimumvoorraad’;
- het centrale magazijn, met als relevante eigenschap ‘nog te leveren hoeveelheid telefoons’.
De systeemgrens is zo getrokken, dat alleen de functie 'bestellen' (van telefoons) en het objecttype 'winkelvoorraad telefoons' binnen het veranderingsgebied vallen. De overige functies en objecttypen zijn wel relevant, maar vallen buiten de directe invloedsfeer van de bedrijfsleider. Het totaal van het veranderingsgebied en de relevante omgeving (tezamen de relevante werkelijkheid) is noodzakelijk én voldoende om het gevraagde inzicht te verkrijgen.
De functie ‘verkopen’ wijzigt de ‘voorraadhoogte’; welke eigenschappen van de klanten hij daarvoor gebruikt is evenwel onbekend.
De functie ‘leveren’ levert telefoons aan de hand van de ‘nog te leveren hoeveelheid’, hetgeen een aanpassing van zowel de ‘voorraadhoogte’ als de ‘nog te leveren hoeveelheid’ tot gevolg heeft.
De functie ‘bestellen’ wijzigt de ‘nog te leveren hoeveelheid’ bij het centrale magazijn aan de hand van de ‘voorraadhoogte’, de geldende ‘minimumvoorraad’ en de reeds in bestelling zijnde ‘nog te leveren hoeveelheid’.
In principe hebben we nu alles wat we begrepen hebben over deze situatie in de systeembeschrijving vastgelegd. Willen we meer weten over het gedrag van de voorraad, dan kunnen we bijvoorbeeld de eigenschappen van de functies gaan bestuderen.
Het verkopen kunnen we bijvoorbeeld met een stochastische vraag beschrijven en natuurlijk de beperking dat er nooit meer verkocht kan worden dan er in voorraad is. Maar misschien is deze functie niet te formaliseren.
De bestelfunctie is misschien juist wel te formaliseren: steeds als de winkelvoorraad telefoons beneden het minimumniveau daalt, wordt een vaste hoeveelheid bijbesteld.
Het leveren zou bijvoorbeeld eenmaal per week kunnen plaatsvinden, op maandagmorgen, en altijd in eenheden van 10 stuks en nooit meer dan besteld.
Met deze toevoegingen kunnen we al veel meer zeggen over het gedrag van het systeem.
Dit voorbeeld illustreert de volgende punten.
- Het gedrag van het systeem is het resultaat van een wisselwerking tussen de functies en de objecten. Er zijn geen duidelijke oorzakelijke relaties aan te wijzen. Een nieuwe bestelling kan het gevolg zijn van een hoge verkoop van telefoons, maar omgekeerd kunnen er alleen telefoons verkocht worden als deze ook geleverd zijn, welke eerst weer besteld moeten worden. Een levering kan het gevolg zijn van te kleine voorgaande leveringen, maar ook van een bestelling, of van allebei enzovoort.
- Het veranderingsgebied wordt beschreven zonder te refereren naar de wijze waarop het is ingericht. Hoe bijvoorbeeld besteld wordt – telefonisch, volledig geautomatiseerd, aan de balie van het centrale magazijn of nog anders doet er niet toe. Alleen die objecten, eigenschappen en functies worden in de beschouwing betrokken, die relevant zijn voor het doel van de beschouwing. De beschrijving is niettemin wel volledig. Alle gebeurtenissen die direct of indirect de voorraadhoogte beïnvloeden, hebben in het model een plaats gekregen.
- De modeltaal is heel sober: functies, objecten en eigenschappen. Het model biedt een structuur waarin we kwijt kunnen wat we op een bepaald moment over het systeem weten.
- Het systeem vormt een bruikbaar model voor de besturing van de voorraad. Er is inzicht in de wijze waarop de voorraadhoogte muteert. Je kunt derhalve de effecten van stuurmaatregelen voorspellen. Een van de maatregelen is het bepalen van de minimum voorraadhoogte. Je kunt die laten afhangen van de gemiddelde verkopen en de levertijden.