Besturingsparadigma
Een belangrijk onderscheid in aspecten is het onderscheid tussen uitvoering en besturing. De systemen die wij in beschouwing nemen – bedrijfsonderdelen – bestaan niet zomaar, maar worden instandgehouden met een doel. De instandhoudende partij bestuurt het systeem teneinde dat doel, of een verzameling doelen, te bereiken. In Nederland is over deze besturingsproblematiek uitgebreid gepubliceerd door A. de Leeuw. Hij heeft ook een eenvoudig schema voor het begrip van besturing geïntroduceerd dat bekend is geworden als ‘het besturingsparadigma van De Leeuw’. Dat paradigma onderkent drie entiteiten:
- het bestuurde systeem (BS),
- het besturende orgaan (BO) en
- de omgeving,
en de relaties daartussen. In schema wordt dat aldus gepresenteerd:
Het belang van dit model is, dat het ons in staat stelt vanuit allerlei invalshoeken naar besturing te kijken. Wat het bestuurde systeem is, staat namelijk niet op voorhand vast, maar is een kwestie van perspectief. Binnen een beschouwde werkelijkheid zijn ook talloze BS-en en BO-en te onderkennen. Kijk bijvoorbeeld naar de relatie tussen een afdeling en een afdelingshoofd. Je zou kunnen zeggen, dat het afdelingshoofd het besturende orgaan is, dat met de afdeling probeert een aantal doelen te halen. Het is echter evengoed mogelijk om de afdeling als het besturende orgaan te beschouwen en het afdelingshoofd als bestuurde systeem. De afdeling probeert dan bijvoorbeeld doelen te bereiken op het vlak van werkomstandigheden, toewijzing van middelen en dergelijke. Het aardige is dat deze perspectieven elkaar ook geenszins uitsluiten.
Het mag duidelijk zijn, dat deze denkbeelden van groot belang zijn in de organisatiekunde. Ook binnen de informatievoorziening kunnen we er ons voordeel mee doen. We kijken dan vooral naar wat De Leeuw de voorwaarden voor effectieve besturing heeft genoemd. Wil een BO zijn doelen kunnen bereiken, dient aan een aantal voorwaarden voldaan te zijn:
- het BO dient een doel te hebben ten einde te kunnen sturen.
Als je niet weet waar je naar toe wilt valt er niets te sturen; elke richting is immers even goed of slecht; - het BO dient een model van het bestuurde systeem te hebben.
Als je geen idee hebt hoe het systeem werkt, is het onmogelijk het effect van maatregelen te kennen. Als je geen beeld hebt van de relatie tussen een stuur en de wielen van een auto kom je niet ver. Let wel: je hoeft niet te weten hoe die relatie tot stand gebracht wordt. - het BO dient informatie te hebben over de toestand van het bestuurde systeem en de omgeving.
Probeer maar eens om geblinddoekt met een auto in Amsterdam te komen (we vertellen niet waar je nu bent). - het BO dient over voldoende stuurmaatregelen te beschikken.
Als je in de auto wilt rijden dien je tenminste over het stuurwiel en het gaspedaal te beschikken (en als je veilig wilt rijden ook over een rem). - Tenslotte dient het BO over voldoende informatieverwerkende capaciteit te beschikken. Denk maar eens terug aan je eerste rijles, toen je nog niet geleerd had alle informatie over auto en omgeving gestructureerd te behandelen. Denk ook aan de klachten over de "information overload", waardoor managers zeggen minder goed te kunnen sturen dan ze zouden willen.
Met name voorwaarde 2 en 3 zijn uiterst relevant voor de inrichting van de informatievoorziening.
Als je een model maakt ten behoeve van bestuurlijke informatievoorziening modelleer je dus het bestuurde systeem. Het gaat dan immers om inzicht in het bestuurde systeem teneinde de juiste maatregelen te kunnen nemen.
Als de besturing zelf onderwerp van studie is, modelleer je het besturende orgaan. Dan is het bijvoorbeeld de vraag hoe het BO maatregelen kan nemen en niet welke.