Het toevoegen van tijdsaspecten en andere beheergegevens (stap 9)
In deze stap voegen we een aantal zaken toe, die de betrouwbaarheid van de gegevens in de tabellen en van de uitvoer op basis van de tabellen ten goede komt. De belangrijkste toevoeging betreft die van tijdsaspecten; hiermee kunnen we de administratie tijdsonafhankelijk maken.
Onder tijdsonafhankelijk wordt verstaan, dat de informatie waarin de administratie voorziet, niet afhankelijk is van het tijdstip waarop gegevens opgevraagd worden.
Door tijdsaspecten op te voeren is het ook mogelijk vast te leggen op welk moment een gegevensverzameling de juiste representatie van de werkelijkheid is.
In de regel wordt de tijdsonafhankelijkheid gerealiseerd door de opname van de registratiedatum per entiteitbeschrijving of per attribuuttype. Het toevoegen van een datum als registratiedatum heeft als voordeel, dat:
- uitvoerprocessen onafhankelijk worden van het moment van uitvoeren.
- verwerkingsprocessen onafhankelijk worden van het moment van uitvoeren.
- de toestand van de gegevensverzameling op een bepaald moment in het verleden is te reconstrueren (voor zolang de gegevens worden bewaard);
- met behulp van deze metagegevens tijdsafhankelijke overzichten gemaakt kunnen worden.
Een andere datum die je zou kunnen introduceren is die van het laatste moment van raadplegen van een gegeven. Dat is relevant als er uitspraken zijn over de bewaartermijn van gegevens. Deze kan aan het gebruik ervan zijn gekoppeld. Tabelregels die langer dan een bepaalde periode niet meer geraadpleegd zijn kunnen dan verwijderd worden.
Welke data je ook introduceert, uitgangspunt is dat ze alleen voor het beheer van de gegevens relevant zijn. Tijdsaspecten die voor de gebruiker relevant zijn, (dienen te) zijn beschreven in het semantisch gegevensmodel. Voor het toevoegen van attribuuttypen zonder dat daar een gebruikersbehoefte voor bestaat moet een duidelijke reden zijn. Tijdsaspecten dienen daarom alleen toegevoegd te worden als de functionaliteit van het systeem dit vereist (er dienen uitvoerproducten te zijn die gebruik maken van dergelijke attribuuttypen) of als ze voor het beheer nodig zijn (dan dienen beheersprocessen gedefinieerd te zijn, die van deze gegevens gebruik maken).
Een ander gegeven dat nuttig kan zijn om toe te voegen is de identificatie van degene die het gegeven heeft ingevoerd. Dat kan handig zijn als er vragen over de betrouwbaarheid van gegevens ontstaan. Ook in dit geval geldt, dat het alleen om voor het beheer relevante gegevens dient te gaan. Als er gebruikersprocessen zijn die hiervan gebruik maken, horen deze gegevens in het semantische gegevensmodel tot uitdrukking te zijn gebracht.
Het opnemen van persoonsgegevens ligt gevoelig en is aan speciale regels gebonden in verband met de privacy. Als gegevensbeheerder mag je daar nooit zelfstandig over beslissen. De opname dient met de juiste personen afgestemd te worden. Zo zou in het boven genoemde voorbeeld van de registrator van een gegeven afstemming met de ondernemingsraad aan de orde kunnen komen.
Tot slot dient te worden aangetekend, dat in alle omstandigheden ook deze toegevoegde attribuuttypen gedefinieerd en volledig beschreven moeten worden.
