Werkwijze semantisch gegevensmodel
Er zijn verschillende manieren om tot een semantisch gegevensmodel te komen. Deze bevinden zich tussen de twee uitersten die als bottom-up respectievelijk top-down benadering gekenschetst kunnen worden.
- De bottom-up benadering.
Deze houdt in, dat van de groepen functionarissen in de processen (of van de deelprocessen) informatiemodellen worden gemaakt, die vervolgens geïntegreerd worden tot een semantisch gegevensmodel. Dit semantische gegevensmodel wordt vervolgens aangeboden aan de beheerder van het bedrijfsgegevensmodel, die op zijn beurt de relevante gegevenstypen (dat betreft de gegevens die voor gemeenschappelijk, meervoudig gebruik in aanmerking komen) in het bedrijfs semantische gegevensmodel integreert. - De top-down benadering.
In deze benadering is het bedrijfs semantische gegevensmodel het uitgangspunt. De relevante gegevens voor het onderhavige proces worden daaruit geselecteerd, waar nodig verbijzonderd en aangevuld met de gegevenstypen die niet in het Bedrijfs Semantisch Gegevensmodel (BSGM) staan. Uiteraard dient ook hier gekeken te worden naar de informatiebehoefte, die immers de relevantie van gegevenstypen bepaalt.
Deze laatste benadering ligt meer voor de hand, als er sprake is van een proces dat weliswaar nieuw is, maar in belangrijke mate een variatie op een reeds bestaand proces vormt.
Bij het vervaardigen van het semantische gegevensmodel is het ook van groot belang de juiste gesprekspartners te betrekken. Hiermee bereik je het benodigde draagvlak. Immers, het ontologisch model vormt de kern van een gemeenschappelijk begrippenkader. Dat kan alleen succesvol tot stand komen als degenen die de begrippen moeten gaan hanteren aan de totstandkoming ervan hebben meegewerkt.
De bottom-up benadering. De bottom-up benadering pas je toe, als er nog geen of weinig zicht is op de benodigde gegevens in het aandachtsgebied. In de volledige uitvoering bestaat deze benadering uit drie stappen:
- vervaardigen informatiemodellen
- integreren van de informatiemodellen tot het semantische gegevensmodel
- integreren van het semantische gegevensmodel in het bedrijfs semantische gegevensmodel.
In die gevallen waarin het aandachtsgebied redelijk uniform van aard is (weinig verschillende soorten functionarissen; weinig deelprocessen), kan volstaan worden met twee stappen. Er wordt dan maar één informatiemodel gemaakt, dat tevens als semantisch gegevensmodel dienst doet.
De optimalisatie van het model voor het gegevensbeheer verdient dan wel speciale aandacht. Immers, vanuit het informatieperspectief zullen afleidbare en samengestelde gegevens voorkomen die vanuit het beheersperspectief ongewenst zijn. Elke van de drie stappen bestaat zelf ook weer uit een aantal stappen.
Model 1: de informatiemodellen
Stap 1: Bepaal met welke gebruikers de informatiebehoefte afgestemd moet worden.
Aan de hand van het globale procesontwerp en de besturingsanalyse (GPO en BA) kan vastgesteld worden welke soorten functionarissen de (deel-)processen uitvoeren. Op grond van de functies die in de processen zijn gebundeld kunnen aannames over de verwachte informatiebehoefte worden gedaan. Groepeer de functionarissen naar hun verwachte informatiebehoefte.
Vergeet niet de aannames op hun validiteit te toetsen tijdens het opstellen van de informatiebehoeften. Het is de bedoeling van de informatiemodellen dat de onderlinge afstemming over gegevens alleen plaatsvindt, als ook daadwerkelijk sprake is van communicatie over die onderwerpen.
Wanneer door de geïnterviewde functionarissen objecten genoemd worden, die niet verwacht werden op grond van het interactiemodel is dat reden voor extra aandacht. Het procesmodel, met daarin de uit te voeren functies, is wellicht niet goed. Even vaak echter zal sprake zijn van een te brede interpretatie van het aandachtsgebied door de geïnterviewden. Zorg in die gevallen voor een verbetering van het gemeenschappelijke beeld van dat aandachtsgebied.
Stap 3: Bepaal of de generieke eigenschappen van de relevante objecttypen ook specifieke eigenschappen zijn.
In deze stap benoem je de eerste gegevens over de objecten. Deze gegevens zijn in aanleg al benoemd in het ontologisch model. Daarom begin je ermee. Het laat zich het best uitleggen aan de hand van een klein voorbeeld.
Neem een objecttype dat als volgt is gedefinieerd:
Een levering is de overdracht aan Ons Bedrijf van exemplaren van een of meerdere artikelsoorten door één leverancier op één dag.
Uit deze definitie kunnen de volgende eigenschappen van levering afgeleid worden:
Levering wordt verricht door leverancier
{betreft aantal van artikelsoort}
vindt plaats op dag
Op grond van de functies in de processen van de functionaris kan de relevantie van elk van de eigenschappen bepaald worden. Zo is het heel wel mogelijk, dat de magazijnbeheerder niet geïnteresseerd is in de leverancier die de levering verricht heeft.
Stap 4: Bepaal de overige verbanden tussen de bij Stap 2 geïnventariseerde objecttypen.
Deze en de volgende stap komen sterk overeen. In beide gevallen wordt op basis van proceskenmerken, aangegeven door de uitvoerders of (bij nieuwe processen) ontwerpers ervan, de benodigde informatie bepaald. Bij deze eerste stap kijk je naar de infologische verbanden tussen de objecttypen die je al geïnventariseerd hebt.
Stap 5: Bepaal per entiteittype alle overige attribuuttypen.
Bij deze stap kijk je naar eigenschappen die geen verband met een ander primair objecttype vormen. Stap 6: Inventariseer de wetmatigheden.
In deze stap onderzoek je de eigenschappen, die alle exemplaren van een objecttype per definitie bezitten. Uiteraard bepaal je je daarbij ook weer tot de relevante ervan. Wat bedoelen we hiermee. We geven weer een eenvoudig voorbeeld.
Stel, er wordt een objecttype netwerkelement onderkend. Hiervan wordt tevens gesteld, dat alle exemplaren beheerd worden door de Netwerk Operator. Het is dus niet nodig om deze eigenschap expliciet in de administratie vast te leggen. Immers, voor alle netwerkelementen in de administratie geldt deze eigenschap. We noemen dit een wetmatigheid.
Je dient wel voorzichtig te zijn met het onderkennen van deze wetmatigheden te zijn. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als op enig moment ook netwerkelementen van andere operators in de netwerk-administratie moeten worden opgenomen?
Stap 7: Inventariseer de regels (komt-overeen-met, verplicht, bepaalt).
Met de regels worden beperkingen aan de toegestane waarden voor een gegeven en afhankelijkheden tussen gegevens beschreven. Deze regels zijn belangrijk om dadelijk betrouwbare administraties te kunnen bouwen.
Stap 8: Bepaal door wie de gegevens (operationeel) gecreëerd worden en wie de eigenaren zijn.
In de regel is degene die een toestand creëert of als eerste waarneemt ook verantwoordelijk voor de registratie ervan. Dit kan uit de procesbeschrijvingen afgeleid worden. Per gegeven of gegevensgroep wordt dit in het informatiemodel geregistreerd.
Het louter registreren van eigenaren maakt de betreffende partijen nog niet verantwoordelijk. Het is immers niet zo belangrijk wie officieel verantwoordelijk is, maar wel wie zich verantwoordelijk voelt. Op dat moment zal de betrokkene pas zijn best doen voor, in dit geval, de kwaliteit van de gegevens. Bij het vervaardigen van het semantisch gegevensmodel gaat veel energie zitten in het goed beleggen van deze verantwoordelijkheden.
Stap 9: Documenteer het informatiemodel
Na de voorgaande stappen heb je al een stapel documentatie. Controleer of alles klopt en volledig is. Besteed extra aandacht aan het vastleggen van alle modelleringsbeslissingen die je hebt genomen.
Model 2: het semantische gegevensmodel(i.h.b. door het integreren van informatiemodellen).
Het ontwerpen van een semantisch gegevensmodel door de integratie van informatiemodellen vraagt weinig afstemming met de gebruikers. Het leidt tot een model dat de gebruikers niet hoeven te kennen: alle gegevens die voor hen relevant zijn, zijn immers al in de informatiemodellen beschreven. Wel kan het voorkomen, dat de informatiemodellen nog onduidelijkheden blijken te bevatten. In die gevallen wordt met de betreffende gebruikers overlegd.
Bij het integreren ga je iteratief te werk. Je begint met het rijkste informatiemodel: het model met de meeste primaire entiteittypen. Dat combineer je met het een na rijkste model; het resultaat daarvan combineer je met het volgende informatiemodel en zo voort totdat alle modellen geïntegreerd zijn.
- Ontbind samengestelde beweringen in onafhankelijke beweringen.
- Zoek overeenkomsten tussen beweringen via:
- Geobjectiveerde knopen
- Synoniemen
- Documenteer alle gevonden overeenkomsten.
- Bekijk in hoeverre een meer overzichtelijk model verkregen kan worden door entiteittypen te generaliseren.
- Controleer of alle objecttypen uit het ontologisch model terug komen en of de definities nog juist zijn.
- Als nieuwe objecttypen ontstaan zijn, pas dan het ontologisch model aan.
Er is altijd iteratie mogelijk tussen ontologisch model en semantisch gegevensmodel.
Het geïntegreerde model wordt alleen afgestemd met de beheerder. De andere gebruikers kunnen zich hier niet meer in herkennen!
In ontwikkeling.