Pakketkeuze
Op deze pagina beschrijven we op beknopte wijze de werkwijze bij pakketkeuze. Daarbij wordt ook gerefereerd aan Op andere pagina's wordt uitgebreid op de theorie en de techniek van de verschillende modellen ingegaan.
Inleiding
De methode van gegevensmodellering in dit handboek en de daarbij behorende mijlpaalproducten zijn sterk gericht op het zelf ontwerpen van gegevensverzamelingen.
Binnen de relevante werkelijkheid wordt begonnen met het vervaardigen van een objectmodel, dat vervolgens de basis vormt voor het formuleren van de gegevensbehoefte (semantisch gegevensmodel). Vanuit dit model wordt bepaald welke tabellen met welke attribuuttypen in de gegevensverzameling moeten worden aangelegd.
In bepaalde situaties is echter geen sprake van het ontwerpen van gegevensverzamelingen. Dat doet zich bijvoorbeeld voor bij projecten, waar ernaar wordt gestreefd een pakket te gebruiken voor de ondersteuning van bepaalde bedrijfsprocessen. Bij de eventuele aanschaf van zo’n pakket wordt de bijbehorende gegevensstructuur mede aangeschaft.
In verband met dergelijke situaties volgen we niet de volledige modelleringcyclus, omdat de activiteiten op het gebied van de gegevens niet alleen top-down, maar ook bottom-up plaatsvinden. In plaats van het ontwerpen van gegevensstructuren ligt de nadruk op het analyseren en beschrijven van bestaande gegevensstructuren of -verzamelingen.
De bijdrage van Gegevensmanagement (GM) aan de pakketkeuze vormt slechts een deel van het totaal. Door de GM-bril beschouwen we bijvoorbeeld niet of wordt voorzien in de juiste invoer-, uitvoer- en verwerkingsfuncties, wat de bruikbaarheid is van de user interfaces, hoe het zit met de performance etc. Door die bril beschouwen we echter wel, dat binnen het pakket gegevens worden geregistreerd.
Enerzijds moet worden onderzocht of deze gegevens toereikend zijn om te voorzien in de gegevensbehoefte van de te ondersteunen bedrijfsprocessen.
Anderzijds gaan deze gegevens onderdeel uitmaken van de bedrijfs gegevenshuishouding. Vanuit dat oogpunt is het van belang om te onderzoeken in welke mate de bij het pakket behorende gegevensverzameling op de juiste wijze past binnen deze gegevenshuishouding en de doelstellingen, die we daarbinnen nastreven op gebieden als architecturen en standaardisatie.
Indien er bijvoorbeeld voor is gekozen om op termijn de gegevens volgens een bepaalde standaard te gaan registreren en het pakket ondersteunt deze standaard niet, dan moet zoiets in de overwegingen voor de keuze worden meegenomen.
De belangrijkste activiteiten zijn gericht op:
- het formuleren van de eisen en wensen voor het pakket
- zorgdragen voor een goede inpassing in de bestaande omgeving
Aanpak
Het onderzoek van de vraagzijde heeft als doel om te inventariseren welke gegevens een rol spelen bij de ondersteuning van de beoogde bedrijfsprocessen. Het onderzoek zorgt ervoor, dat we ons niet laten informeren over wat voor mogelijkheden het pakket te bieden heeft, maar ons gaan informeren of het pakket datgene doet wat we er van verlangen. Een afzonderlijk onderzoek van de vraagzijde heeft een aantal voordelen:
- In de eerste plaats wordt de doelgerichtheid van het onderzoek aanzienlijk bevorderd, indien we in staat zijn om actief te gaan zoeken naar het antwoord op de vraag of het pakket de soorten gegevens bevat die gewenst zijn. De gegevensbehoefte van de organisatie moet daarom bekend zijn.
- Indien besloten wordt om niet (meer) van het pakket gebruik te maken, kunnen de resultaten van het onderzoek naar de vraagzijde alsnog worden gebruikt voor de beoordeling van een ander pakket of voor maatwerk systeemontwikkeling.
De manier waarop we in het kader van de pakketkeuze het onderzoek naar de vraagzijde uitvoeren wijkt niet veel af van de wijze, waarop we dat bij nieuwbouwprojecten zouden doen. De belangrijkste verschillen zitten in het niet uitvoeren van de stappen die gericht zijn op het vervaardigen van een logisch gegevensmodel. Nadat we beschikken over een goed semantisch model, waarin ook helder is aangegeven wat we van een pakket verwachten, kunnen we de dialoog met de leveranciers ingaan.
Voor het onderzoek van de vraagzijde voeren we een aantal stappen uit, te weten:
1. Beschrijving relevante werkelijkheid (RW)
2. Objectanalyse (ObjectModel)
3. Gegevensanalyse (Semantisch GegevensModel)
4. Onderverdeling van de gegevens in gebieden die door het pakket ondersteund moeten gaan worden.
In de onderstaande figuur vatten we de doelen van de modellen bij pakketkeuze samen.
